Arkivering

Stäng

Kontakt

Landstinget Dalarna

Box 712 791 29 Falun 023-49 00 00 landstinget.dalarna@ltdalarna.se

Landstinget är en offentlig myndighet och det innebär bland annat att patientjournalerna är så kallade allmänna handlingar som innehåller sekretessbelagd information. För den offentliga hälso- och sjukvården och tandvården gäller bestämmelserna i Arkivlagen om att bevara och gallra så kallade allmänna handlingar.

Landstinget Dalarnas arkivreglemente

Landstinget Dalarnas arkivreglemente beskriver närmare hur arkivskötseln ska ske hos oss. Här regleras den löpande arkivvården med materialval, aktrensning, gallring, förvaring och överlämnande av handlingar till Arkivmyndigheten.

Enligt Patientdatalagen ska dokumenterade personuppgifter hanteras och förvaras så att obehöriga inte få tillgång till dem. Det kan till exempel innebära att journalhandlingar är inlåsta då de inte används och att de när de används är under betryggande övervakning. Det ska finnas rutiner som säkerställer att uppgifterna i patientjournaler förvaras på ett sådant sätt att de är läsbara fram till dess att de enligt Arkivmyndighetens beslut får gallras.

När privat vårdgivare upphör

Den som tänker upphöra med sin enskilda verksamhet inom hälso- och sjukvården har även fortsättningsvis ett ansvar för att journalerna tas om hand på ett sådant sätt att obehöriga inte kan få del av uppgifter om patienterna. Den som upphör med sin hälso- och sjukvårdsverksamhet ska alltså arkivera journalerna enligt de regler som gäller för att bevara journalhandlingar. Den tidigare vårdgivaren ska också även i fortsättningen pröva patienters och närståendes begäran om att få ta del av patientjournaler.

Om patientjournalerna inte kan tas om hand i enlighet med vad som framgår av första stycket, ska den som ansvarar för patientjournalerna ansöka hos Socialstyrelsen om omhändertagande av dessa enligt Patientdatalagen.

Överföring av journalarkiv till ny vårdgivare

I vissa fall ska en annan vårdgivare ta över ansvaret för de patienter som den upphörande verksamheten haft hand om. Då måste vårdgivaren som en konsekvens av bestämmelserna om tystnadsplikt som regel hämta samtycke från patienterna för att kunna lämna över deras patientjournaler till den nya vårdgivaren.

Om det är en större privat verksamhet som ska upphöra kan det vara praktiskt omöjligt att hämta in samtycke från alla patienter till att patientjournalerna får överlämnas till en ny vårdgivare. Då kan det vara nödvändigt med andra lösningar för att säkerställa kontinuitet och säkerhet i vården. Ett alternativ kan vara att först informera alla patienter om att en ny vårdgivare ska ta över ansvaret för vården och för journalarkivet samt om att patienterna kan motsätta sig detta. När den nya vårdgivaren sedan ska erbjuda en patient vård, och därmed behöver uppgifterna, kan patienten lämna ett aktivt samtycke till detta (under förutsättning att patienten inte inledningsvis motsatte sig överförandet av patientjournalen). Denna lösning motsvarar den som gäller vid sammanhållen journalföring och innebär ett gott integritetsskydd. En patientjournal kan också lämnas till någon annan vårdgivare som patienten i fortsättningen själv väljer att vända sig till.